¿Tienes una inspección de trabajo en 2026? Así puedes evitar sanciones por el registro horario

Si trabajas en RRHH o gestionas equipos, seguro que alguna vez te has preguntado: ¿Y si llega inspección y nuestros registros en Excel no son suficientes?

La realidad es que, en 2026, aún muchas empresas se llevan sustos con el registro horario. Y no porque quieran hacerlo mal, sino porque:

• No tienen claro cómo realizar los registros correctamente.
• Usan sistemas incompletos o poco fiables.
• O simplemente fue una tarea que se dejó “para más adelante”

El resultado son errores, discusiones internas y, en algunos casos, sanciones que se podrían haber evitado con procesos sencillos y claros.

La buena noticia es que tener tu registro horario bajo control es más fácil de lo que parece, solo hace falta organización y las herramientas adecuadas. ¡Sigue leyendo!

Continúan las sanciones por registro horario en empresas en 2026

Muchos responsables de RRHH piensan: “Tenemos control horario en papel, así que estamos cubiertos por la Ley” y aquí está el fallo. La Inspección de Trabajo ya no solo mira si fichas, sino también:

• Cómo se registran los fichajes: tienen que reflejar la jornada real, no solo lo que pone en el contrato.

• Qué datos se guardan: entradas, salidas, pausas, cambios. Todo debe estar registrado.

• Si puedes demostrarlos: tener los registros accesibles es clave.

• Si el sistema que usas es fiable: los datos no deben poder modificarse sin dejar rastro.

Fichar “porque toca” ya no vale. Ahora se busca consistencia y transparencia, y si no puedes mostrar los datos de forma clara y organizada, estás en riesgo.

Errores más habituales en el registro horario que generan sanciones

1. Fichajes que no reflejan la jornada real

Uno de los errores más frecuentes es copiar horarios de un día a otro o registrar siempre las mismas horas “de contrato”, aunque la jornada haya sido distinta.

Por qué es un problema: si la información no coincide con la realidad, la Inspección lo detectará. Además, dificulta gestionar horas extra y planificar equipos correctamente.

2. Sistemas donde todo se puede editar sin control ni trazabilidad de cambios.

Cambiar fichajes sin dejar rastro o sin justificación es muy arriesgado.

Por qué es un problema: los registros deben ser auditables. Si el inspector ve que los datos pueden modificarse a discreción, la multa está más cerca.

3. Horas extra mal gestionadas

No registrarlas bien, no compensarlas o no saber cuántas realmente se hacen genera sanciones y también conflictos internos. Esto, además de multas, afecta la confianza del equipo y la exactitud de las nóminas de tu equipo.

4. No poder mostrar los registros cuando los piden

Deja atrás frases como: “Tengo que mirarlo”, “Eso lo lleva otra persona” o “Creo que está en un Excel antiguo” Estas frases son señales claras de falta de control y pueden traer consecuencias negativas para tu negocio.

Si no puedes mostrar los registros de forma inmediata, es como si no existieran y la Inspección te multará por ello.

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Como evitar multas por el registro horario en España en 2026

1. Usa un sistema digital que funcione de verdad

El control horario manual ya no da resultados. Un buen software debe:

• Registrar la jornada real de cada empleado
• Guardar cambios con trazabilidad (quién, cuándo y por qué)
• Generar informes claros y listos para RRHH o dirección
• Estar siempre accesible desde ordenador y móvil

2. Centraliza toda la información

Registro horario, ausencias, vacaciones, turnos… si cada dato va por un lado, los errores aparecen casi seguro.

Ventajas de centralizar:

• Ahorras tiempo
• Evitas discusiones internas
• Detectas incidencias antes de que se conviertan en un problema real

3. Explica claramente a tus empleados como fichar

Muchos errores vienen de malentendidos, no de mala información.

Asegúrate de que todos sepan:

• Cuando se debe fichar
• Cómo registrar pausas o cambios de jornada
• Qué hacer si se comete un error
• A quién avisar en caso de dudas

4. Revisa los datos de forma regular

No esperes a que llegue la inspección. Revisar de vez en cuando:

• Horas extra
• Ausencias frecuentes
• Fichajes incoherentes

Esto permite corregir a tiempo y tener todo bajo control. 

5. Haz que el registro horario sea una herramienta de apoyo

El registro horario no es sinónimo de “vigilar” a los empleados, sino proteger la empresa y al equipo.

Cuando los empleados saben que:

• El sistema es justo
• Los datos son transparentes
• RRHH está para ayudar y no para controlar…

El equipo está más tranquilo, es más eficiente y trabajar mejor. ¡Te lo decimos por experiencia!

Registro horario 2026: mucho más que cumplir con la ley

Un buen control horario también sirve para:

• Organizar mejor los equipos
• Detectar sobrecargas y problemas de planificación
• Mejorar la conciliación laboral
• Profesionalizar RRHH

Bien implementado, el registro horario, no molesta, sino que ayuda a que la empresa funcione mejor, especialmente en la gestión de los recursos humanos de la entidad.

Track People: Nuestro enfoque como app de control horario

En Track People creemos que la tecnología debe facilitar el trabajo, no complicarlo. Por eso, ofrecemos:

• Herramientas sencillas y claras
• Procesos intuitivos
• Datos fiables y accesibles
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Porque cumplir la ley está bien, pero trabajar con tranquilidad y confianza está mucho mejor. Solicita tu DEMO gratuita y ten todo tu control horario bajo control.