Checklist definitiva para elegir el software de RRHH ideal para tu empresa

Elegir un software de Recursos Humanos ya no es una decisión clave sino estratégica, que impacta en la eficiencia, el compromiso y la gestión del talento de cualquier empresa, independientemente del sector al que pertenezca.

Pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por eso, antes de lanzarte a comparar precios, es fundamental tener claridad sobre tus necesidades actuales y futuras, y definir que funcionalidades son imprescindibles, cuales pueden esperar, y, cuales son ventajas competitivas si buscas un salto de calidad.

Para ayudarte a tomar la mejor decisión, aquí tienes una lista de aspectos esenciales que debes evaluar antes de elegir tu herramienta de control horario y gestión de ausencias:

• Control horario:

Con la entrada en Vigor del Real Decreto-Ley 8/2019 las empresas deben llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral.

La función principal de un software de control horario es registrar de manera precisa las horas de entrada, pausa y salida e los empleados. Esto te permite tener un seguimiento detallado de la jornada laboral, asegurando el cumplimiento de la normativa laboral vigente y facilitando la gestión de horas trabajadas.

Un buen sistema debe ser fácil de usar y garantizar la integridad de los datos, evitando errores.

• Geolocalización:

En entornos donde el trabajo fuera de la oficina es frecuente (comerciales, trabajadores que viajan, teletrabajo…) la geolocalización se vuelve una herramienta clave e indispensable a incluir en tu software de control horario.

La geolocalización, a diferentes niveles, permite verificar que el registro horario se realice desde la ubicación autorizada, garantizando la autenticidad del control y evitando el absentismo laboral.

 Esta funcionalidad aporta seguridad y confianza tanto para la empresa como para los empleados.

•   Un gestor documental:

Integrar el control horario con la gestión de documentación de los empleados es fundamental para que los datos de los empleados estén centralizados, lo que permite un seguimiento eficiente de sus contratos, permisos, formación y evaluaciones

Esto permite agilizar procesos administrativos, mantener toda la información organizada y accesible, y asegura comodidad tanto para la empresa como para los empleados.

• Gestión de vacaciones, bajas y permisos:

Un software efectivo debe incluir módulos para gestionar de forma sencilla y transparente las solicitudes y aprobaciones de vacaciones, bajas médicas y permisos.

Esto no solo mejora la organización y planificación del equipo, sino que también facilita el seguimiento y control de los días disponibles y consumidos por cada trabajador.

Con Track People gestionar las solicitudes de los empleados es muy sencillo. El empleado desde su dispositivo con solo un clic puede solicitar vacaciones, permisos o registrar sus bajas médicas, y el responsable puede aprobarlas o rechazarlas de una forma rápida.

• Multidispositivo con medición de presencialidad:

La capacidad de registrar el control horario desde diferentes dispositivos permite una mayor flexibilidad, especialmente en modelos de trabajo híbridos.

Además, medir la presencialidad permite a las empresas entender mejor los patrones de asistencia y tomar decisiones sobre modalidades de trabajo. Track People complementa mediante el Kiosko, un dispositivo pensado para empresas que desean registrar no solo el control horario, sino también la presencia física de los empleados en el centro de trabajo. Todo esto se realiza cumpliendo con la normativa vigente, garantizando la legalidad y seguridad de los registros.

•  Informes cifrados y 100% descargables:

Contar con informes detallados y descargables es clave para el análisis de datos relacionados con la gestión del tiempo. Estos reportes facilitan la identificación de tendencias, la detección de irregularidades y la generación de estadísticas que apoyan la toma de decisiones estratégicas en recursos humanos.

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• Interfaz intuitiva:

Un diseño sencillo e intuitivo es fundamental para garantizar que tanto los empleados como responsables puedan usar el software sin dificultades ni necesidad de formación extensa. Esto mejora la adopción del sistema por parte del equipo, reduce errores y ahorra tiempo en la gestión diaria.

• Protección de datos personales y cumplimiento normativo:

Dado que el software maneja información sensible, es imprescindible que cumpla con las normativas de protección de datos vigentes (como el GDPR). Esto garantiza la privacidad de los empleados y protege a la empresa frente a posibles sanciones legales

Como software de control horario, Track People cuenta con la certificación en categoría alta del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y con el Certificado otorgado por OCA, Instituto de Certificación, que acredita que el sistema de gestión de la seguridad de la información de la organización cumple con los más altos estándares de seguridad y fiabilidad.

Además de garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad y protección de datos, Track People te aporta un valor diferencial en la gestión de RRHH y el control horario de tus empleados, ya que se trata de una solución fiable, segura y eficiente para la administración del tiempo de trabajo y la organización del personal.

Esto se traduce en beneficios directos, como la reducción de riesgos legales y posibles sanciones económicas, la optimización de procesos internos, una mejora en la transparencia y confianza entre empresa y empleados, así como un ahorro de recursos al centralizar en una sola plataforma tareas clave de control y gestión diaria.

• Soporte técnico rápido y transparente.

Contar con un soporte técnico eficiente y accesible es vital para resolver cualquier incidencia que pueda surgir en el uso del software. Un buen servicio de atención asegura la continuidad operativa y evita interrupciones que afecten la gestión del tiempo y de la productividad.

Un aspecto clave a tener en cuente es que el servicio no tenga permanencia, lo que te dará flexibilidad para cambiar si no cumple con lo esperado. En cuanto al presupuesto, el rango ideal suele estar entre 2 y 5 euros por usuario al mes dependiendo de tus necesidades, una cifra que permite acceder a herramientas útiles sin comprometer la economía de tu negocio.

Antes de elegir, analiza dónde está hoy tu empresa y que nivel de gestión necesitas. Un software de RRHH bien elegido, te libera tiempo, reduce errores y fortalece la relación con tu equipo. No se trata solo de digitalizar, sino de crear procesos más humanos, eficientes y sostenibles.

Y recuerda: el mejor software no es el que tiene más funciones, sino el que realmente se adapta a tu organización y la acompaña en su crecimiento.

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