16/06/2026
Clara no es dentista. Pero sabe mejor que nadie lo que pasa cuando falta una higienista un martes por la mañana con doce pacientes en agenda.
Lleva tres años coordinando personas en Clínicas Sonría: tres sedes en Madrid, veintiséis empleados entre dentistas, higienistas, auxiliares y recepcionistas, y un calendario que funciona como un puzzle en el que cada pieza tiene nombre propio. Cuando una pieza falla, Clara tiene exactamente el tiempo que tarda en llegar el primer paciente para resolver el problema.
Este es su martes:
El mensaje de Laura llega por el chat interno antes de que Clara haya aparcado: que tiene otitis, que el médico le ha dado la baja, que lo siente mucho. Laura es la higienista de la sede de Getafe. Tiene cuatro pacientes esta mañana.
Clara aparca, registra la baja desde el móvil con el parte adjunto, y el calendario de Getafe se actualiza automáticamente. El hueco de Laura queda marcado como no disponible. La recepcionista de Getafe, que acaba de abrir la clínica, recibe la notificación antes de que llegue el primer paciente.
Ahora el problema real: ¿quién cubre?
Clara abre el panel de disponibilidad del equipo. Patricia, higienista de la sede de Chamartín, tiene la tarde libre porque tuvo que adelantar una revisión de equipos. Podría ir a Getafe después de mediodía. Clara le manda un mensaje directo. Patricia responde en cuatro minutos: que sí, que no hay problema.
Clara reasigna los dos pacientes de tarde de Laura a Patricia. Los dos de mañana se reprograman. La recepcionista de Getafe ya tiene la información para llamarles.
La doctora Méndez, dentista titular de la sede de Vallecas, quiere tomarse el viernes 9 de mayo libre. Hay un congreso de implantología en Barcelona al que le gustaría asistir y los vuelos baratos solo le dejan ese día.
La solicitud llega a través de la app, con la fecha y el motivo. Clara revisa el calendario de Vallecas para ese día: hay tres pacientes de la doctora Méndez por la mañana. Comprueba si el doctor Ruiz tiene hueco para absorberlos. Lo tiene.
Aprueba la solicitud. La doctora Méndez recibe la confirmación en su móvil mientras está terminando una endodoncia. El viernes 9 queda bloqueado en su perfil. Los pacientes se reasignan internamente.
Todo esto sin que nadie haya mandado un solo correo.
Hoy se incorpora Sofía, la nueva recepcionista de Chamartín. Contrato de media jornada, tres meses de prueba.
El contrato lleva dos días esperando en la plataforma, pendiente de la firma de Sofía. Esta mañana, antes de entrar, Sofía lo ha firmado digitalmente desde su móvil en el metro. Clara lo encuentra ya firmado y archivado cuando llega a su escritorio.
Le da acceso a la aplicación. Sofía puede ver sus turnos, sus días de vacaciones, su documentación. No tendrá que llamar a Clara para preguntar cuántos días de vacaciones le quedan en julio porque la información está ahí, disponible, desde el primer día.
Clara le hace un tour de diez minutos por la clínica y le presenta al equipo. Es lo único que no se puede digitalizar.
Pausa. Clara come un sándwich en la sala de descanso de Chamartín leyendo las noticias.
Le llega una notificación: el doctor Ruiz ha subido el ticket del parking del congreso al que fue la semana pasada. Doce euros y cuarenta céntimos.
Clara lo aprueba desde el móvil sin levantarse de la silla.
Natalia, recepcionista de Vallecas, y Carmen, recepcionista de Getafe, quieren intercambiar el turno del próximo lunes. Natalia tiene que llevar a su hijo al pediatra a primera hora y Carmen prefiere ese turno de tarde porque tiene clase de inglés los lunes por la mañana.
La solicitud entra como cambio de turno entre las dos. Ambas la han confirmado desde sus respectivas apps. Clara la recibe, comprueba que los horarios de las dos sedes quedan cubiertos, y la aprueba.
El lunes que viene, Natalia abrirá Getafe y Carmen cubrirá Vallecas por la tarde. Las dos lo saben. Sus calendarios lo reflejan. Clara no tendrá que recordárselo.
El director de la clínica le pide a Clara un resumen de las horas trabajadas por sede en el último mes. Quieren ver si la distribución del equipo entre Chamartín, Vallecas y Getafe es equilibrada o si hay que hacer ajustes de cara a la contratación de verano.
Clara genera el informe desde la plataforma: horas por empleado, por sede, por categoría profesional. Lo exporta, lo adjunta a un email y lo manda.
El director le contesta doce minutos después con un:
«Perfecto, gracias.»
Clara cierra el ordenador.
En el ascensor, de bajada, Clara hace el recuento mental del día: una baja cubierta antes de que llegara el primer paciente, un congreso aprobado sin correos, un contrato firmado sin impresoras, un gasto de doce euros validado desde el móvil, un cambio de turno entre dos sedes coordinado sin intervención directa, y un informe generado en tres minutos.
Tres sedes. Veintiséis personas. Un martes.
Cuando le preguntan cómo lo lleva, Clara suele decir que el secreto no es ser rápida. Es no tener que repetir las cosas.
Track People es la plataforma con la que Clara gestiona fichajes, ausencias, turnos, documentación, gastos y comunicación interna de sus tres sedes desde un único lugar. Si coordinas equipos en varios centros o simplemente tienes más procesos que tiempo, cuéntanos tu caso.
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