Firma electrónica: guía práctica para implementarla en tu empresa

Si trabajas en recursos humanos, seguro que estas situaciones son familiares para ti:

• Contratos que se pierden entre cientos de emails.
• Documentos que tardan días o semanas en ser firmados.
• Archivos desordenados que nadie sabe dónde están.

¿Te suena? A nosotros, hasta que conocimos Track People, también nos ocurrían estas situaciones a diario. ¿La solución real? Implementar un sistema de firma electrónica dentro de tu empresa.

Con firma Digital 365 de Track People, puedes hacerlo todo desde tu app de RRHH, rápido, seguro y sin papel. Sí tal cual lo lees.

Por qué digitalizar las firmas en RRHH

La firma digital (o firma electrónica, según el nivel de seguridad) permite validar documentos con plena validez legal sin necesidad de soporte físico. Esto no lo decimos nosotros, lo dicen las estadísticas:

• Las empresas que usan firma digital reducen hasta un 80% el tiempo de gestión de documentos.

• Se disminuyen los errores humanos y documentos extraviados hasta en un 50%.
• Además, reduce el gasto en papel, tinta y almacenamiento físico. ¿Cuánto coste económico puede suponer este punto? empresas que usan firma digital reducen hasta un 80% el tiempo de gestión de documentos.

Las empresas que usan firma digital reducen hasta un 80% el tiempo de gestión de documentos.

Buenas prácticas para implementar firma digital en RRHH

1. Centraliza cualquier proceso de firma: sube todos los documentos a la app de RRHH y gestiona las firmas desde allí.
2. Automatiza recordatorios: tu herramienta envía avisos automáticos a los firmantes pendientes.
3. Forma a tu equipo: enseña cómo funciona la herramienta para evitar errores y resistencia.
4. Audita periódicamente: revisa que todos los documentos se firmen correctamente y queden almacenados de forma segura.

Áreas donde la firma digital aporta mayor valor

1. Recursos Humanos

Contratos laborales, anexos, políticas internas y documentación de onboarding.

2. Finanzas

Aprobaciones de pagos, contratos con proveedores, autorizaciones internas.

3. Ventas

Propuestas comerciales, presupuestos y acuerdos con clientes.

4. Dirección

Aprobaciones estratégicas y documentación corporativa.

3 razones por las que Firma 365 es tu herramienta.

Firma 365 está directamente integrada con Track People, lo que significa:

1. Todo desde un mismo sitio:

Olvídate de buscar PDFs ni cambiar de app para que alguien firme un contrato. No Con Firma 365, lo puedes gestionar todo desde un mismo sitio. Subes el documento, eliges quién debe firmar y listo.

2. Rápido no, rapidísimo

Con firma 365, tus empleados pueden firmar desde el móvil, la tablet o el ordenador en cuestión de segundos, nada de esperar ni perseguir firmas.

• Nada de esperar días a que alguien imprima, firme y escanee.
• Nada de perseguir a cada empleado para recordarles que deben firmar.
• Cada firma se notifica automáticamente y tú, puedes saber en tiempo real quien ya ha firmado y quien no.

3. Legal y seguro

Cada firma realizada, con firma 365 es legalmente vinculante y cumple con la normativa --- que garantiza su validez jurídica en cualquier proceso.

• Cada acción queda registrada automáticamente en el gestor documental de Track People.
• Nadie puede falsificar ni modificar un documento firmado.
• Tienes un historial completo que respalda cada firma, ideal para auditorías o revisiones internas.

4. Adiós al papel

La firma digital no solo es rápida, segura y eficiente sino también sostenible. Con Firma 365:

• Reducirás impresiones innecesarias.
• Evitarás archivadores y montones de papel acumulados.
• Tu flujo de trabajo será más limpio, organizado y eficiente.

Además, tu equipo puede concentrarse en lo que realmente importa: gestionar personas y olvidarse de los papeles.

Como mejora la experiencia del empleado y RRHH

• Para RRHH: seguimiento en tiempo real, archivo seguro y menos errores administrativos.
• Para empleados: firman desde el móvil, tablet o PC en segundos, sin papeleo ni complicaciones.
• Para la empresa: procesos más rápidos, ahorro de costes y cumplimiento legal garantizado.

La firma digital no es solo tecnología, es una estrategia para mejorar tu trabajo en RRHH: menos errores, procesos más rápidos y empleados más satisfechos.

Con Firma 365, directamente integrada en Track People, no solo modernizas la gestión de documentos, sino que transformas tu manera de trabajar: menos estrés, más eficiencia y todo bajo control.

Prueba Firma 365 hoy y comprueba cómo simplifica tu gestión de RRHH. (form)